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Por cliente
Por persona
· Los del mes elegido y los que siguen abiertos de cualquier fecha. Arrastra un pedido a otra columna para cambiar su estado; tócalo para ver el detalle.
| Llegó | Cliente · asunto | Pedido | Estado · asignado a |
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| Persona | Empresas | Web | Activo |
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Qué cobrar este mes
Solo cuenta lo aprobado. Por hora = tiempo × tarifa. Fijo = el monto mensual del asunto (las horas quedan como informe).
Proformas y cobranza
Haz la proforma desde cada asunto de arriba (honorarios + IGV 18 % + gastos; detracción 12 % desde S/ 700). Enviar manda el PDF al cliente; al emitir la factura, regístrala; el cobro se marca solo si el abono aparece en el estado de cuenta de Legalia (pestaña Bancos), o a mano.
| N° | Cliente · asunto | Total | Estado | Factura |
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Gastos por cobrar
Lo que Legalia pagó por el cliente (notaría, courier, tasas…). Entra en la próxima proforma de ese asunto.
Tarifas por hora
Vacío = para todos. Gana la más específica: persona y cliente → solo cliente → solo persona → la general.
Historial de Amberlo
Trae las horas pasadas de los asuntos de Tesorería de nuestros clientes (solo lectura en Amberlo; no cambia nada allá). Va por partes: si queda algo, vuelve a apretar.
Amberlo
Prendido: cada mañana se suben las horas y se traen sus clientes y asuntos. Apagado: el sistema no se conecta a Amberlo.
Google Workspace correos que lee la IA
Prendido: los correos que deja Workspace Studio se vuelven pedidos. Apagado: esperan en la Bandeja sin procesarse.
Van en copia de los correos que el sistema manda a los clientes: así su "responder a todos" llega ahí y queda en el recorrido del pedido. Varios separados por ;. Si un correo llega a varias, cuenta una sola vez.
Los flujos de Studio se prenden y apagan en studio.workspace.google.com, en la cuenta de cada una de esas bandejas.
Google Sheets
Siempre prendidoEs la base de datos del sistema: todo se guarda ahí, por eso no se apaga.
Ajustes
Equipo y accesos
| Persona | Cargo | Web | Carpeta Legalia | Activo |
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Qué puede hacer cada tipo de usuario
El tipo de usuario es el cargo de cada persona (se cambia con "Editar" en Equipo y accesos). El recorrido de los pedidos no lo edita nadie.
Cómo se mide el tiempo de un pedido
Este tiempo es el que va a Amberlo al apretar Terminar. Cada cambio se guarda al elegir, queda en la bitácora con tu nombre y en el recorrido de los pedidos abiertos (se calculan con la regla nueva al terminar).
Últimos cambios de la regla
Carpetas
Todo va en la carpeta Legalia, con una carpeta por área: lo de Tesorería (empresas, pedidos, transferencias, VB, rendiciones) en Legalia-Tesorería, lo de Contabilidad (cobranza) en Legalia-Contabilidad y lo de Administración (reportes de Amberlo) en Legalia-Administración. Cada cliente nuevo tiene sus carpetas apenas se agrega (y cada proveedor, la suya dentro de sus clientes). Cada carpeta que se crea aparece aquí; en Permisos ves quién entra y das o quitas acceso.
| Carpeta | Área | Empresa | Qué es | Fecha | Pedidos |
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Grupos
Cuando un correo va a "Contabilidad", "Gerencia" o "Administración", llega a estas personas.
Gerencia y Administración son gente del equipo (su cargo). Los pedidos solo necesitan la autorización del cliente. Quien sacas de un grupo queda como Tesorera.
| Correo | Para qué sirve | Se envía a |
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Cargando…
Los correos que leyó la IA: pedidos y documentos (facturas, constancias, detracciones…). 📎 = trae adjuntos. Toca un correo para verlo con sus adjuntos.
| Llegó | Correo | Cliente | Llegó a | Qué es |
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· Los correos que no son pagos (trámites, coordinaciones con el banco o el cliente). Llegan solos desde la Bandeja o se crean aquí. Cuando Tesorería responde el correo, su respuesta arma el concepto de Amberlo (borrador): revisa el concepto y el tiempo y aprieta Subir a Amberlo.
| Llegó | Cliente | Motivo | Estatus | Seguimiento | Cobrable | Amberlo | Atiende |
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El mes es el de arriba. Sube el Excel o CSV que descarga el banco (también PDF): cada línea se cruza con los pagos por N° de operación o por monto y fecha. Luego pon el N° de voucher de Starsoft de cada línea (08-0017 egresos y comisiones, 07-0001 ingresos; basta escribir 17) y aprieta Armar cierre: crea en ABR - VB / ABR - VB-AAAA / ABR - VB-AAAAMM la conciliación y una carpeta por línea (ABR - VB-08-0017-260916 - proveedor - concepto - monto-R) con el correo de autorización, la constancia sellada y el documento pagado.
Movimientos del banco
Numerar vouchers desde| Fecha | Descripción | N° op. | Cargo | Abono | Pedido | N° voucher | VB |
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Tiempo de conciliación para Amberlo (fin de mes)
Del mes de arriba, por empresa: 5 min por cada operación de pago (pagos de pedidos realizados). Corrige el tiempo final (comisiones bancarias y otros movimientos que no son pedidos) y el concepto; se sube en bloque con fecha del último día del mes.
| Empresa | Operaciones | Tiempo (min) | Concepto | Amberlo |
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Solo en el sistema
Pedidos realizados este mes con constancia de este banco que no aparecen en el estado de cuenta.
· Sube la rendición en PDF, Excel o CSV (el formato de Legalia): se lee sola, se une a su pedido (o se crea uno) y queda aquí. O créala con "+ Nueva rendición" y escribe los gastos en la tabla. Tócala para verla tal cual el documento y corregirla.
| N° de rendición | Empresa | Trabajador | Viaje | Otorgado | Gastado | A devolver / por rendir | Estado | Pedido | Revisión automática |
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Menos de un minuto. Tesorería recibe el aviso al instante. Sin factura todavía no es problema.
Solicitud recibida
N°
· Los que siguen abiertos y los de los últimos 3 meses. Toca uno para ver cada paso.